Festivais com camping: como administrar e cuidar do público?

Organizar um festival com camping é uma jornada complexa, mas, pode ser muito recompensadora. Aqui, a música, a arte e a natureza se encontram para criar uma experiência imersiva única. Porém, para que essa magia realmente aconteça e deixe lembranças positivas, a administração e o cuidado devem ser prioridades

Estamos falando de um lar temporário para centenas ou até milhares de pessoas, e garantir seu bem-estar físico e emocional é o fundamental para o sucesso do evento. Mas como zelar? Quais cuidados e estratégias adotar? Quais são os pontos mais importantes a serem questionados e analisados?

A Produção de Camping:

A gestão de um camping em um festival exige uma atenção quase exagerada a diversos detalhes. Desde o planejamento da área, com demarcação de espaços seguros, acessíveis e até mesmo "ruas" que demarquem as áreas de acampamento, à instalação de banheiros químicos em número suficiente e a disponibilização de pontos de água potável. TUDO precisa ser pensado para garantir pelo menos o mínimo de conforto e higiene.

Antecipar problemas é crucial. Tenha planos para mudanças climáticas, como chuva forte ou calor excessivo, equipes preparadas para lidar com emergências médicas e também de segurança. A última, por sinal, precisa ser bem avaliada e controlada. Não coloque em risco a integridade do seu público!

A coordenação da equipe de produção é importante, para que tudo funcione em harmonia. Desde a recepção do público até a manutenção da limpeza e a organização do fluxo de pessoas, quem estiver a frente da equipe (Head's, Head's de Camping ou o próprio Diretor do Projeto) precisa ter controle sobre o acesso, a lotação, cumprimento das regras estabelecidas, estrutura, integridade, acessibilidade e local.

Para o(a) Head e produtores, alinhamento com as equipes certas é extremamente necessário. Trabalhar em sintonia com a segurança, a equipe médica, a brigada de incêndio e a equipe de limpeza é garantem uma resposta rápida e eficiente a qualquer eventualidade. Sobre o tratamento com o público, esse deve ser pautado pela empatia e pela proatividade, estando sempre disponível para orientar, ajudar e resolver problemas. Um bom produtor de camping precisa ser uma pessoa comunicadora, líder capaz de motivar sua equipe (geralmente composta por voluntários) e, acima de tudo, ter a capacidade de colocar-se no lugar do outro, tendo empatia.

A Estrutura:

Em relação à estrutura, alguns pontos merecem atenção redobrada. Se tratando de um camping em um festival, a energia e a água elementos cruciais para o conforto e a segurança.

Sobre a energia (eletricidade), é preciso estudar e antecipar a demanda corretamente, sabenda da necessidade de iluminação nas áreas comuns, o funcionamento de equipamentos de serviço (como postos médicos e de segurança) e, se permitido, a utilização de energia pelos campistas. Este último ponto deve ser extremamente cuidado.

Quando se trata de camping, ainda mais em 2025, centenas ou milhares de pessoas utilizam equipamentos de última geração, potentes, que transformam suas barracas em verdadeiras casas. Ora, uma ou outra barraca se utilizando da mesma rede de eletricidade não é algo perigoso. Porém, se multiplicarmos por mil... pode ser algo de alta periculosidade. Hoje, em acampamentos, pessoas levam celulares, réguas elétricas, adaptadores e até mesmo eletrodomésticos. Se ser moderno é o caso do seu público (acredite, é), considerar terem pontos de geradores de energia será crucial para desafogar a rede elétrica do local. Não podemos tirar o conforto do público, mas também não podemos comprometer a segurança. É importante realizar inspeções regulares nas instalações elétricas, também em chuveiros, para garantir a proteção contra sobrecargas, e ter equipes de eletricistas de plantão 24h, para solucionar qualquer problema rapidamente! E, antes de tudo: faça testes, analise a rede, veja se os cabos e fios são fortes ou novos o suficiente. Trocar tudo com o festival em andamento é como trocar o pneu do carro em movimento.

Sobre a água, é preciso saber se já tem abastecimento na região do camping, garantir o abastecimento contínuo de água potável em pontos de fácil acesso e ter uma quantidade suficiente para atender às necessidades de higiene pessoal e consumo. Bebedouros, caixas d'água, e a comunicação sobre a importância do uso consciente da água são igualmente importantes.

Em relação ao sistema de esgoto, antes de locar ou reservar qualquer local, analise o sistema. Por mais que pareça bom, lembre-se: terão milhares de pessoas utilizando ao mesmo tempo. Se houver algum problema quanto a isso, a saúde e o andamento do seu projeto corre sérios riscos.

Para não ter futuros problemas maiores, a equipe de produção do camping precisa realizar um monitoramento contínuo das áreas, verificando as condições da estrutura, a limpeza dos espaços e a disponibilidade dos serviços. Para o acompanhamento, checklists e reuniões diárias ajudam a identificar e solucionar problemas. Invista em comunicação para a equipe, e sintonize os produtores de camping com outras equipes da produção, para que os serviços e auxílios não demorem. Investir em sinalização clara e informativa em toda a área do camping também contribui para que os participantes se sintam mais seguros e livres.

Lembre-se: a equipe do camping terá um contato direto com o público. Será o rosto amigável da sua equipe para os consumidores. Ter zelo, habilidades, proatividade e organização é extremamente importante, deixa a experiência mais leve e com certeza deixará marcas positivas para quem participar!