Como Detalhar e Planejar um Projeto Cultural Para Não Passar Aperto?

A produção cultural, independente da área e segmento, exige muito planejamento e organização para garantir o sucesso do evento. A maioria das produções culturais não atingem seus objetivos justamente pela falta dos mesmos.

Para evitar prejuízos e desventuras ao planejar um projeto cultural, é de extrema importância dedicar uma boa parte do seu tempo para planejar a execução do seu projeto, tendo um plano de ação bem detalhado.

O Primeiro Passo 

Antes de começar, pare e pense: quais são os objetivos que você pretende alcançar com o seu projeto cultural? Você deseja reconhecimento para um grupo/movimento, ou você visa apenas o lado empreendedor? Quais são os resultados esperados? Ter sinceridade para responder a essas perguntas é de suma importância. Inclusive, coloque em sua escrita e projeto.

Agora defina o seu público-alvo. Para quem você está produzindo? Quais são as pessoas em que você deseja gerar um impacto positivo? Um dos maiores empecilhos que impedem o sucesso de produções é justamente não ter um público-alvo específico.

Quando definimos e respondemos essas perguntas, podemos direcionar nossas ações para alcançar os objetivos.

Hora de Detalhar!

Primeiro, é preciso começar por uma descrição completa do evento: data, local, público-alvo, programação, recursos necessários e orçamento.

Cada atividade exercida em prol do projeto precisa ser detalhada, sejam elas desde a contratação de fornecedores até a divulgação. Quanto mais detalhes você incluir, mais fácil fica a gestão. Quando você utiliza um recurso, ou ganha outro, é importante colocar no planejamento para não perder nenhum detalhe. São neles que conseguimos saber se um evento terá seus objetivos alcançados ou não.

Além disso, é necessário detalhar o cronograma para conseguir gerir melhor o tempo. Divida o projeto em tarefas menores, e estabeleça um prazo para cada uma delas. Ferramentas para o auxílio são bem-vindas nessas horas (planilhas ou app’s específicos).

Porém, quando fizer isso,  leve em consideração as dependências entre as tarefas e reserve um tempo extra para imprevistos.

Prioridades e Gestão de Tempo.

A definição das prioridades é fundamental para otimizar o tempo e garantir que os pilares da sua produção estejam sempre prontos e preparados para o evento. Priorize as atividades essenciais para o sucesso dele. Por exemplo: não deixe para contratar artistas ou logística nas vésperas da produção. E também não perca muito tempo resolvendo problemas menores, que podem ser remediados ou solucionados com o tempo.

Inclusive, saber gerir o tempo é o que diferencia um projeto falho de um projeto bem sucedido. Para otimizar, é importante ter uma rotina pré programada de trabalho, delegar tarefas (quem quer fazer tudo não faz nada) e evitar a procrastinação. 

Caso você ou colegas encontrem dificuldades para executar de maneira eficiente, utilize o Método Pomodoro de execução (25 minutos de extremo foco, 15 minutos de descanso). Mas lembre-se: o tempo é o melhor aliado, mas também pode ser o pior inimigo!

Orçamento

Esse é um ponto crucial, onde muitas pessoas se perdem. Aqui, não falaremos sobre como conseguir mais recursos (temos inúmeros artigos e um Curso Profissionalizante de Produção Cultural), mas sim de como saber utilizá-los. 

O primeiro passo é definir com verdade um orçamento realista para o seu projeto. Acompanhe de pertinho todos os gastos. Caso sejam muitos, tenha planilhas de controle de todas as receitas e despesas.

Além disso, ao elaborar o seu orçamento,  inclua todas as possíveis despesas, como aluguel do espaço, equipamentos, contratação de pessoal, divulgação e separe uma parte para imprevistos. Em alguns casos, ser pessimista quanto ao orçamento evita surpresas desagradáveis. Mas não confunda pessimismo com ser mão fechada. Lembre que muitas vezes, o barato sai caro!

Comunicação e Flexibilidade

A comunicação é fundamental para alcançar os objetivos. Procure ter uma comunicação clara, transparente e direta com todas as pessoas envolvidas no projeto, sejam elas artistas, fornecedores, ou até mesmo voluntários e produtores com menos responsabilidades.

Para manter uma comunicação boa, utilize grupos no whatsapp para cada segmento do projeto, planilhas de gerenciamento com definições para cada pessoa envolvida e, no(s) dia(s) do evento, opte por utilizar rádios “walkie talkie”.

Porém, como a produção cultural lida diretamente com seres humanos, é importante ter flexibilidade na comunicação e execução. Imprevistos acontecem e humanos erram. Para tal, é importante saber lidar com isso e ter planos secundários já engatilhados para cada etapa. 

Além disso, tenha uma mente aberta. Pessoas podem oferecer soluções diferentes das quais você tinha pensado. Porém, por serem diferentes, não significa estarem erradas. Ouça com atenção as demandas e resoluções por parte de todas as pessoas envolvidas.

Lembre-se: planejar e detalhar uma produção cultural é um processo contínuo, onde você precisará fazer ajustes ao longo do caminho. O importante é ter um plano bem definido e estar disposto a adaptá-lo às mudanças.